Needs

I. 조직 현황

K사는 광범위한 식품 포트폴리오를 보유하고 있으며, 국내외 식품 시장을 선도하는 종합 식품 기업임
식품산업의 특징과 보수적인 문화의 영향으로 체계적이고 복잡한 프로세스가 많아서 불필요한 일을 간소화하고자 함
영업이익과 시장상황 악화로 인력을 조정하면서 업무 수행 인력이 줄어들고 있음. 이에 따라 꼭 필요한 일만 하는 효율화 전개

II. 요청사항

[업무효율화에 대한 구성원의 저항]

"업무수행을 위한 인력을 줄여가는 상황에서 업무효율화를 컨셉으로 하는 워크숍을 진행할 때, 구성원의 부정적인 반응이 예상됩니다. 업무효율과가 조직만을 위한 것이 아니라 구성원 개개인에게도 도움이 되는 것임을 인식할 수 있어야 합니다."

[현업에서의 업무 감소에 대한 대표/HR임원의 기대]

"대표이사와 HR임원이 기대하는 것은 현업에서 업무가 실제로 줄어드는 것입니다. 워크숍 이후, 참여했던 팀들에게서 업무가 실제로 줄어드는 것이 이번 프로젝트의 명확한 기대사항입니다."

[전사적으로 효율화를 가능하게 하는 유의미한 결과물의 도출]

"일을 줄이는 방식을 도출하다 보면, 타부문에 일을 가중시키는 경우가 있습니다. 개인과 팀 차원의 업무 감소를 위해 회사 전체적으로 부담을 가중시키는 결과물이 나오지 않도록 해야합니다."

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Solution

업무효율화를 위한 팀단위 워크숍(전-중-후) 핵심 포인트

1. 참여 팀 리더의 실행력 강화를 위한 상위 리더의 스폰서십 확보

워크숍(前) - 조직의 전체 임원이 모이는 전략회의 시간에 프로젝트 설명회를 진행하여 "1. 프로젝트 내용(What), 2. 프로젝트 효과(Why), 3. 임원(본부장) 역할(How to)"을 소개
워크숍(中) - 워크숍 결과물, 실행 상황, 필요한 지원을 공유하는 본부장과 소속 팀장간의 미팅이 있음을 워크숍 오프닝 세션에서 소개
워크숍(後) - 워크숍 결과물을 보완하고 실행한 후, 본부장과 팀장간 미팅을 통해 실행을 촉진

2. 참여 팀의 몰입도 강화를 위한 리서치 자료 제공과 성찰 활동 설계

워크숍(前)

1) 워크숍의 취지와 전-중-후 프로세스를 상세하게 소개하고, 희망하는 팀에 한해서만 워크숍을 진행

2) 파일럿 워크숍을 통해 워크숍 전반에 대한 완성도를 높이고, 사내 영향력이 있는 팀들을 대상으로 1~2차 워크숍을 진행하여 참석한 후기가 입소문을 통해 전파된 후에 참여할 팀을 모집

워크숍(中) - 업무효율화로 조직, 개인이 얻게 되는 기대효과를 공유하여 업무효율 개선에 대한 기대를 조성하고, 대화카드 활동을 통해 업무비효율에 대한 문제의식을 강화하여 이슈 해결에 대한 필요를 촉진

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<비효율업무에 대한 경험, 대처 노하우, 아이디어를 공유하는 대화 카드 활동>

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3. 일하는 방식 아이디어 고도화를 위한 도구와 예시 솔루션 활용

워크숍(中) - 팀단위로 공통의 일하는 방식을 빠르게 도출하고 논의 범위가 팀 단위를 넘어가지 않도록 하기 위해 고객사 데스크 리뷰를 통해 주요 비효율 이슈를 발굴. 총 20장의 이슈 카드와 1장의 보드를 통해 중요도, 긴급도에 따른 우선순위를 구분하고 공통 이슈 선택
워크숍(中) - 업무효율화에 대한 구체적인 아이디어(타사 기준)와 솔루션 완성도에 대한 기대 수준을 예시로 제시해서 워크숍에서 도출되는 솔루션 방향(타팀에 업무 책임을 전가하지 않는)과 완성도를 예측가능하도록 활용

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4. 변화 실행과 지속성 강화를 위해 AI를 활용 사후 인터벤션 적용

워크숍(後)

1) 프로파일링 - 고객사 전용 AI플랫폼에 참여 팀의 팀장들이 팀, 팀장, 팀원에 대한 프로파일을 입력하여 팀에 대한 학습을 진행

2) 펄스 서베이 - 워크숍 후 한 달간, 매주 1회씩 '일하는 방식 결과물'에 대한 펄스 서베이를 진행하여 팀 구성원들에게 리마인드

3) 팀장 코칭 레터 - 팀에 대한 사전 학습을 전제로 AI가 펄스 서베이 결과를 수집, 분석, 대안을 작성하고 담당자 확인을 거쳐 발송

< AI플랫폼을 활용한 사후 인터벤션 펄스 서베이, 팀장 코칭레터 예시>

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Result

I. 워크숍 결과

최초 10차수(20개팀)진행 후, 신청 대기팀(8개팀)을 대상으로 4차수를 추가 진행

[워크숍 결과물] 28개팀. 일하는 방식 아이디어 95개(팀당 평균 3.4개)
[워크숍 만족도] 4.4점/5.0만점(사전 기대 - 3.6점)

II. 펄스 서베이 결과

[결과물 실행도] 펄스 서베이 응답 기준. 총 77개 일하는 방식에 대한 객관식 응답 결과, 절반 이상(34개)을 꾸준히 실천함
아주 잘 지켰어요(16개), 몇 번 실천했고 익숙해지고 있어요(18개), 시도 했지만 아쉬웠어요(24개), 전혀 못했어요(19개)

III. 피드백

[참여자 피드백]

"실질적인 솔루션이 도출되어서 특히 좋았습니다!"
"실제로 문제가 되는 부분을 같이 논의하고, 이후 실제로 개선이 될 수있도록 짜임이 있어 기대돼요."
"너무 재밌고 유익한 시간이었습니다. 동료들의 생각을 알 수 있어서 추후 업무를 진행할 때도 큰 도움이 될 것 같습니다."

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